Sistēma Docsvision sniedz iespēju efektīvi organizēt darbu ar elektroniskajiem dokumentiem un nodrošināt biznesa procesu izpildi. Sistēma sniedz iespēju reģistrēt, glabāt, virzīt un meklēt dokumentus, veidot automatizētus biznesa procesus un kontrolēt to izpildes gaitu. Sistēmas pielietojamība ir ļoti plaša.

 

Lietvedība:

• Sistēma nodrošina iespēju registrēt lietvedības dokumentus.

• Katram lietvedības dokumentam iespējams reģistrēt nepieciešamo pamatinformāciju, katram dokumentu veidam iepriekš definēt, kādus datus nepieciešams reģistrēt.

• Dokumentu reģistrācijas kartiņai iespējams pievienot dokumentus elektroniskā formātā.

• Izmantojot dokumentu reģistrācijas kartiņu šablonus ar pievienotām failu sagatavēm, iespējams ievērojami sāīsināt un vienkāršot dokumentu sagatavošanas laiku.

• Izmantojot sinhronizāciju, iespējams nodot ierakstus no reģistrācijas kartiņas uz MS Office failu vai no faila uz kartiņu, tādējādi izvairoties no nepieciešamības manuāli veikt identiskus ierakstus gan kartiņā, gan failā.

• Iespējams izveidot sarakstus (skatījumus), kuros aplūkojama, grupējama un kārtojama viena vai vairāku dokumentu veidu reģistrācijas informācija.

​

Kvalitātes sistēmas vadība:

• Sistēma nodrošina iespēju reģistrēt, sagatavot un pārvaldīt organizācijas kvalitātes vadības dokumentus un kvalitātes pierakstus.

• Biežāk izmantoto vai aktualizējamo dokumentu sagatavošanai iespējams lietot reģistrācijas kartiņu šablonus ar pievienotām failu sagatavēm.

• Dokumentu saskaņošanu, apstiprināšanu un darbinieku informēšanu iespējams automatizēt, padarot to ātrāku un vieglāk pārraugāmu.

• Ar kvalitātes vadības dokumentiem saistīto informāciju iespējams meklēt un atlasīt pēc dažādiem kritērijiem, iespējams izmantot pilna teksta meklēšanu, kas iestver arī meklēšanu pievienoto failu (MS Office) saturā.

• Iespējama automatizēta e-pastu nosūtīšana (informācija par saņemtu darba uzdevumu, dažādi atgādinājumi, informācija par jauniem vai aktualizētiem kvalitātes dokumentiem).

• Atsevišķiem darbiniekiem vai darbinieku grupām iespējams paredzēt atšķirīgas piekļuves tiesības dokumentiem.

​

Sanāksmju vadība:

• Sistēma nodrošina iespēju uzturēt informāciju par dažāda veida sanāksmēm.

• Par katru sanāksmi iespējams reģistrēt visdažādāko informāciju ( reģistrācijas kartiņas lauki tiek definēti sistēmas ieviešanas procesā).

• Ir iespējam izveidot sarakstus, kuros iespējams aplūkot aktīvās un slēgtās sanāksmes, kā arī pārējā reģistrētā informācija, brīvi kārtojot un grupējot to pēc nepieciešamajiem kritērijiem.

• Iespējama automatizēta e-pastu nosūtīšana sanāksmju dalībniekiem ar pievienotām dokumentu elektroniskajām versijām.

• Integrācija ar MS Office nodoršina iespēju automātiski nosūtīt informāciju par plānotajām sanāksmēm kā MS Outlook uzdevumus.

• Sanāksmes dalībnieki var reģistrēt publiskas un personīgas piezīmes par sanāksmes jautājumiem.

​

Projektu vadība:

• Sistēmā ir nodrošināta iespēja reģistrēt organizācijas projektus, par katru projektu pievienojot nepieciešmo informāciju un aprakstu.

• Katrs dokuments var būt iekļauts kādā no sistēmām reģistrētajiem projektiem, neatkarīgi no tā veida vai reģistrācijas mapes.

• Ir nodrošināta iespēja atlasīt projektu dokumentus.

• Konkrēta projekta dokumentus iespējams atlasīt, izmantojot pielāgotus meklēšanas vaicājumus.

 

Klientu vadība:

• Sistēma nodrošina kontaktu reģistrēšanu: fiziskas personas, organizācijas, to struktūrvienības.

• Jauna kontakta reģistrāciju iespējams uzsākt no atvērtas dokumenta kartiņas.

• Fiziskas personas var piesaistīt organizācijai vai struktūrvienībai kā amatpersonas.

• Iespējams ātri sameklēt dokumentu kartiņas, kurās reģistrēts meklējamais kontakts.

• Sistēmā pieejama iespēja kontaktus apvienot grupās.

• Kontaktu grupai iespējams nosūtīt kolektīvu vēstuli.

• Iespējams reģistrēt darbības, kas veiktas saistībā ar konkrēto kontaktu.

​

Iepirkumu / saņemto rēķinu vadība:​

• Sistēma nodrošina iespēju gan automatizēt iepirkumu vadību organizācijām, kurām ir saistošs Publisko iepirkumu likums, gan arī privātiem uzņēmumiem, lai padarītu iepirkumu vai saņemto rēķinu apmaksas saskaņošanas procesu efektīvāku un vieglāk uzraugāmu.

• Plašas iespējas definēt dokumenta saskaņošanas gaitu, dažādas nepieciešamās saskaņotāju lomu kombinācijas.

• Detalizētu informāciju (gan sistēmas ģenerēto - darbinieks, datums u.tml., gan arī darbinieku komentārus, izvēles rezultātus u.c.) par rēķina saskaņošanas gaitu iespējams automātiski ierakstīt rēķina reģistrācijas kartiņā un saskaņotāju darba uzdevumos.

• Katra iepirkuma vai rēķina statusa kontrole ir ērta un viegli pielāgojama.

• Iespējams paredzēt automatizētu rēķina datu nodošanu grāmatvedības sistēmai.

 

Personālvadība:

• Sistēmā ir nodrošināta iespēa strādāt ar dokumentiem, kas saistīti ar visu galveno personāla vadības funkciju (plānošanas, atlases, apmācību, novērtēšanas, personāla lietvedības) īstenošanu.

• Sistēma nodrošina iespēju automātiski uzraudzīt dokumentu (piemēram, pārbauds termiņš) un informācijas par termiņa beigām nosūtīšanu atbildīgajiem darbiniekiem.

• Izmantojot meklēšanas iespējas, ērti atrast visus dokumentus, kas saist''iti ar konkrēto darbinieku.

​

Dokumentu reģistrācija, kartiņas izveide no e-pasta:

• Dokuments tiek reģistrēts kartiņā, kurai var tikt piesaistīts viens vai vāirāki faili.

• Dokumenta kartiņā aplūkojamas ar dokumentu saistītās rezolūcijas.

• Dokumentam iespējams pievienot svītrkodu, kurš arī tiek uzglabāts dokumenta kartiņā.

• Dokumenta kartiņas informāciju iespējams rediģēt noteiktos dokumenta dzīves cikla stāvokļos un tikai tie lietotāji, kuriem ir tādas tiesības.

• Dokumenta kartiņā var būt pieejamas dokumenta iepriekšējās versijas.

• Reģistrējot dokumentu, sistēma nodrošina automātisku dokumenta reģistrācijas numura piešķiršanu vai arī, ja tas nepieciešams, numuru var ievadīt manuāli.

• Sistēma nodrošina iespēju automātiski saņemt e-pasta vēstules (saturu un/vai pielikumus); no piesaistīta e-pasta konta, iespējama automātiska dokumenta kartiņas (reģitrācijas kartiņas vai darba uzdevuma) ar pievienotajiem failiem izveide.

• Dokumenta kartiņas labošanu vienlaicīgi var veikt tikai viens darbinieks.

​

Darbs ar failiem, skenētu dokumentu pievienošana:

• Katrai dokumenta kartiņai iespējams pievienot vienu vai vārākus elektroniskos failus. Rediģējot failus, tiek nodrošināta failu iepriekšējo versiju saglabāšana.

• Sistēmā iespējams saglabāt dokumentu sagataves, no kurām iespējams uzsākt jaunu dokumentu izveidi. No sistēmas atvērto sagatavi pēc reģidēšanas iespējams uzreiz saglabāt sistēmā.

• Faila labošanu vienlaicīgi var veikt tikai viens darbinieks.

• Informācija no dokumenta kartiņas var tikt automātiski ievietota dokumenta sagatavē, piemēram, adresāta nosaukums, adrese.

• Sistēma nodrošina skenera izsaukšanu no dokumenta kartiņas un automātisku noskanētā dokumenta fila pievienošanu dokumenta kartiņai.

​

Dokumentu reģistri, mapes:

• Sistēma nodrošina iespēju lietotājiem ar atbilstošām tiesībām izveidot jaunu dokumentu mapi.

• Dokumentu mapes tiek izkārtotas kokveida struktūrā.

• Uz dokumnetu mapi un tajā reģistrētajiem dokumeniem lietotājiem vai lietotāju grupām iespējams definēt piekļuves tiesības.

• Dokumentu mapei (dokumentu tipam) var konfigurēt numerāciju.

• Dokumentu mapei var norādīt, kādi dokumentu veidi un nomenklatūras lietas dokumenti ir reģistrējami šajā mapē.

​

Dokumentu arhivēšana:

• Sistēma nodrošina manuālu un automātisku dokumentu arhivēšanu.

• Sistēma nodrošina vairāku arhīva datu bāzu uzturēšanu.

• Dokumentu arhivēšana var notikt automātiski pēc konkrētam dokumenta tipam uzstādīta laika.

• Sistēmā ir nodoršināta iespēja izveidot vairākas dokumentu arhivēšanas shēmas.

• Arhivētos dokumentus ir iespēja meklēt.

​

Lietu nomenklatūras izveide:

• Sistēma nodrošina iespēju, no esošā gada lietu nomenklatūras kopējot, izveidot nākošā gada lietu nomenklatūru, vajadzības gadījumā to var rediģēt.

• Sistēmā iespējams piesaistīt numerāciju konkrētam gadam. iespējams reģistrēt dokumentu gan ar iepriekšējā gada numerāciju, gan ar jauno numerāciju.

• katram dokumentu reģistram iespējams norādīt vienu vai vairākas nomenklatūras lietas.

 

Dokumentu saraksti - skatījumi:

• Sistēma nodrošina iespēju katram lietotājam individuāli mainīt sarakstos attēlotās kolonnas un to secību.

• Sistēma nodrošina iespēju sakārtot ierakstus sarakstos pēc atsevišķu kolonnu vērtībām.

​

Dokumentu sasaiste:

• Sistēma nodrošina iespēju sasaistīt jebkurus sistēmā reģistrētus dokumentus.

• Dokumenta kartiņā tiek attēlots saistīto dokumentu saraksts ar iespēju atvērt jebkuru saistīto dokumentu.

• Automātiski tiek saistīti dokumenti, kas veidoti kā atbildes dokumenti.

​

Dokumentu meklēšana:

• Sistēma nodrošina meklēšanu pēc dokumenta mapes, tipa un pilna teksta meklēšanu.

• Sistēma nodoršina dokumentu un rezolūciju (uzdevumu) meklēšanu pēc dokumentu kartiņas rekvizītiem.

​

Dokumentu kontrole:

• Dokumenta kartiņā iespējams paņemt dokumentu kontrolē - norādot dokumenta izpildes termiņu un izpildes datumu.

• Sistēmā ir iespējams izveidot sarakstu, kurā tiktu atlasīti kontrolē esošie dokumenti, kuri tiktu iekrāsoti atšķirīgās krāsās atkarībā no to statusa: izpildīts, neizpildīts vei nokav;ets u.tml.

​

Iekšējās sarakstes nodrošināšana:

• Sistēmā ir iespēja nosūtāmo dokumentu pārsūtīt uz citas struktūrvienības dokumentu mapi, kur automātiski tiek reģistrēts saņemts dokuments.

• Sistēmā ir nodrošināta iespēja konfigurēt saistību starp struktūrvienībām un iekšējās sarakstes mapēm.

​

Dokumentu pārsūtīšana uz ārējām sistēmām:

• Sistēma nodrošina iespēju nosūtīt un saņemt dokumentu datus XML formātā uz un no citām dokumentu vadības sistēmām.

​

Ierobežotas piekļuves dokumenti:

• Sistēma nodrošina iespēju norādīt, ka dokumentam ir ierobežota piekļuve un šis dokuments būs pieejams tikai lietotājiem, kuriem piešķirtas šādas tiešibas.

​

Dokumentu tipu definēšana:

• Sistēma nodrošina dokumentu tipu definēšanu.

• Katram dokumentu tipam iespējams konfigurēt atšķirīgus dokumentu kartiņas reģistrācijas laukus.

• Dokumentu tipam iespējams pievienot dokumenta faila sagataves. Iespējams defnēt laukus, kuros ar sinhronizācijas palīdzību automātiski tiek ievietotas noteiktu dokumenta kartiņas lauku vērtības, piemēram, reģistrācijas numurs, saņēmējs, u.c.

​

Klasifikatori:

• Sistēma nodrošina nepieciešamo klasifikatoru uzturēšanu, kā arī - nodrošina iespēju uzturēt nestandarta klasifikatorus.

• Iespējama automātiska klasifikatoru ierakstu aktualizācija, paredzot integrāciju ar citām sistēmām.

• Klasifikatorus var rediģēt vai dzēst tikai lietotāji ar atbilstošām tiesībām.

​

Lietotāju pārvaldība, audits:

• Sistēma paredz integrāciju ar Active Directory, nodrošinot lietotāju un lietotāju grupu uzturēšanu.

• Sistēmā iespējams definēt lomas, piesaistot tām sistēmā izveidotās tiesības. Lomu iespējams piekārtot lietotājam vai lietotāju grupām.

• Sistēmā iespējams redzēt aktīvās lietotāju sesijas.

• Sistēmā tiek saglabāta informācija par lietotāju veiktajām darbībām ar dokumentiem.

• Lietotājiem ar atbilstošām pieejas tiesībām iespējams sameklēt informāciju par konkrēta lietotāja veiktajām darbībām ar konkrētu dokumentu.

• Sistēma nodrošina dzēsto dokumentu saraksta uzturēšanu, no kura iespējama dokumentu atjaunošana vai neatgriezeniska dzēšana no sistēmas.

• Sistēma nodrošina iespēju definēt IP adrešu diapazonu, no kurām atļauts pieslēgties sistēmai.

 

Deleģēšana:

• Sistēmā iespējams reģistrēt darbinieka prombūtni - komandējumu, atvaļinājumu vai slimību.

• Iespējams norādīt, vai prombūtnes gadījumā uzdevumi tiks deleģēti norādītajam aizvietotājam.

​

Elektroniskais paraksts:

• Sistēma atbalsts elektroniski parakstītu dokumentu glabāšanu.

• Sistēma nodrošina dokumentu parakstīšanu ar elektronisko parakstu, dokumenta un paraksta glabāšanu un sūtīšanu.

​

Elektroniskie pakalpojumi:

• Sistēma ir integrējama ar Latvijas valsts portālu www.latvija.lv, nodrošinot iedzīvotāj elektroniska iesnieguma iesūtīšanu dokumentu vadības sistēmā.

​

Dokumenta dzīves cikla atbalsts:

• Sistēma nodrošina dokumenta dzīves cikla atbalstu. Dokuments var atrasties noteiktos statusos, ko definē ieviešanas posmā, bet nepieciešamības gadījumā iespējams veikt izmaiņas vēlāk. Atkarībā no dokumenta statusa, lietotājam ir pieejamas noteiktas darbības ar šo dokumentu.

• Dokumenta dzīvesciklu iespējams nodrošināt manuāli, lietvedei mainot dokumenta statusu, kā arī - automātiski: piesaistot dokumentam darba plūsmu.

​

Darba uzdevumi, statusi:

• Darba uzdevums nodrošina informācijas nosūtīšanu citam lietotājam ar uzdevumu un saiti uz dokumentu. Lietotājs informāciju par saņemtu uzdevumu var saņemt e-pastā un/vai pašā sistēmā.

• Sistēmā ir nodrošināta iespēja pieprasīt rezolūciju, norādot tajā vairākus izpildītājus un papildinformāciju, izpildes termiņu. Dokumenta rezolūcijas ir pieejamas apskatei dokumenta kartiņā.

• Rezolūcijas uzdevumam var reģistrēt apakšuzdevumus, ko jāizpilda citam lietotājam, lai pabeigtu pamatuzdevuma izpildi.

• Sistēmā iespējams definēt paziņojumu un atgādinājumu sūtīšanu e-pasta veidā par dažādiem ar uzdevumu saistītiem notikumiem, piemēram, uzdevuma saņemšana, izpildes termiņa kavēšana u.c. Uzdevumu kontrole ir konfigurējama katram uzdevumam atsevišķi.

• Darba uzdevumam ir šādi statusi: nav aktīvs, izpildei, sākt, atsaukts, noraidīts, atlikts, procesā, deleģēts, saņemts no deleģēšanas. izpildīts.

• Atkarībā no uzdotā un izpildītā darba uzdevuma statusa iespējams paredzēt automātisku dokumenta statusa nomaiņu.

• Katram lietotājam var piešķirt tiesības skatīt citiem lietotājiem uzdotos uzdevumus, piemēram, vadītājs var redzēt padotajiem darbiniekiem uzdotos uzdevumus.

​

Rezolūciju reģistrācija:

• Dokumentam iespējams reģistrēt vienu iniciējošo rezolūciju, kurā norāda rezolūcijas tekstu, prioritāti, vienu vai vairākus izpildītājus, katram norādot izpildes termiņu un uzdevuma veidu.

• Dokumentam iespējams reģistrēt neierobežotu skaitu apakšrezolūciju, kurās norāda izpildītāju, izpildes termiņu, rezolūcijas tekstu un prioritāti.

​

Darba plūsmas:

• Sistēma nodrošina iespēju definēt darba plūsmas, pēc kurām var notikt dokumenta aprite organizācijā. Dokumentam var piesaistīt plūsmu, līdz ar to nav jāveido atsevišķi uzdevumi.

• Sistēma nodrošina darba uzdevumu izpildi secīgi un paralēli.

• Sistēma nodrošina iespēju uzdevumus deleģēt citam izpildītājam. Šistēmā var reģistrēt darbinieku prombūtnes, piemēram, atvaļinājumus un komandējumus. Ja darbinieks ir prombūtnē, tad tam uzdotie darba uzdevumi tiek automātiski delēģēti aizvietotājam.

• Sistēmā uzdevumi tiek attēloti gan dokumentu kartiņā, gan atsevišķos sarakstos, kuros aplūkojamo informāciju var definēt pēc nepieciešamības.